Deel 1 | Stop met vastgeroeste inefficiënte processen

Geschreven door: op donderdag 18 mei 2017

Leestijd:

Deel 1 serie efficiency sigma solutions

Een praktijkvoorbeeld: Jansen BV 

Het is druk op de binnendienst van maakbedrijf Jansen BV. De hele dag rinkelt de telefoon en is men hard in de weer om de vele e-mailberichten en bestellingen te verwerken. Het gaat goed met de business, zou je denken. Maar is dat ook echt zo? 

Een gewone werkdag 

Martin is technisch specialist werkt al 15 jaar bij Jansen BV. Dagelijks beantwoordt hij gemiddeld 43 telefoontjes, 58 e-mails en verwerkt hij al deze gegevens in het CRM-systeem. Een flinke klus, naast de taken die hij eigenlijk zou moeten doen: sales en productontwikkeling. 
 
Net als iedere andere dag pakt hij om half zes zijn jas en schakelt hij de telefoon over op de voicemail. Echt tevreden over zijn werkdag is hij niet. Hij heeft een boel gedaan, maar heeft weinig tijd gehad om echt met zijn kerntaken bezig te zijn. En zo gaat het eigenlijk iedere week. Maar ja, hij is het gewend. Volgende week beter.  

Klantvragen 

Maar echt beter wordt het niet. De vragen blijven binnenstromen: hoe zit het met mijn bestelling? Wanneer wordt het geleverd? Hebben jullie dit product nog op voorraad? Ik wil graag een ander formaat, hebben jullie dat ook? Kan ik mijn bestelling nog wijzigen? Heeft u mijn annulering ontvangen? En zo kan hij nog tientallen standaard vragen opnoemen die hij dagelijks weer beantwoordt.

Stilstaan is achteruitgaan 

Gaat het goed met het bedrijf? Ja. Op zich mag Henk, Martin's baas, niet klagen. Het bedrijf presteert al jaren stabiel, al merkt hij wel dat hij naast de oude garde aan klanten weinig nieuwe aanwas heeft. Echt groeien doet Jansen BV dan ook niet. Desondanks ziet Henk om zich heen dat zijn concurrenten wél de groei maken die hij graag zou willen zien bij zijn bedrijf. Hoe kan dat toch? Waar halen ze de tijd en de mensen vandaan?  

Concurrentie 

Een week later ontmoet Henk concullega Jasper op de vakbeurs. "Hoe staan de zaken ervoor?" vraagt hij nieuwsgierig. "Het gaat lekker", antwoord Jasper. "We hebben een flinke omzetgroei gerealiseerd en daardoor konden we investeren in de uitbreiding van ons machinepark." "Goh, hoe heb je dat voor elkaar gekregen?" vraagt Henk. "We hebben onze processen nog eens goed onder de loep genomen en hier en daar een flinke efficiëntieslag gemaakt", antwoord Jasper geheimzinnig.  
De ontmoeting met Jasper heeft Henk aan het denken gezet. De werkprocessen bij Jansen BV zijn eigenlijk al jaren hetzelfde. Ze zijn er zo ingesleten, dat hij er eigenlijk niet meer bij stil staat. "Zouden er bij onze processen ook verbeteringen mogelijk zijn?", vraagt hij zich hardop af. 

Daily struggles 

De volgende dag roept Henk zijn managementteam bij elkaar. Ook Martin is aanwezig. Ietwat schoorvoetend legt Martin zijn dagelijkse uitdagingen op tafel. Hij vindt het niet makkelijk om zijn functioneren zo aan de kaak te stellen. Maar misschien kan Henk ervoor zorgen dat hij weer de tijd krijgt om te doen waar hij echt goed in is en veel plezier in heeft. Hij heeft al tijden het gevoel dat hij niet de bijdrage levert die hij zou kunnen leveren.  

De harde waarheid 

Henk is blij met Martin's openhartige bijdrage. Maar hij is ook geschrokken. Hij wist niet dat de administratieve handelingen zo veel tijd in beslag neemt en hierdoor veel impact op Martin's dagelijkse werkzaamheden heeft. Hij kent Martin goed en weet dat hij een zeer gemotiveerde en intelligente medewerker is. Aan zijn kwaliteiten kan het niet liggen. Maar hoe kan hij ervoor zorgen dat Martin en zijn collega's meer tijd overhouden om te besteden aan werkzaamheden die passen bij hun expertise, kennis en ambities? 

Bent u nieuwsgierig hoe Henk een verbeterslag kan maken? Lees dan ook het tweede deel van deze blogserie


Andere blogartikelen

  • Performance website hoog houden met behulp van SOLR

    Geschreven door: op maandag 3 december 2018

     Websites van onze klanten bevatten soms tienduizenden pagina’s. Dit zijn pagina’s die betrekking op de diensten die zij leveren en waar zij deze diensten leveren. Deze pagina’s worden gevuld me ...

    Bekijk het artikel »
  • HTML tips voor mail templates

    Geschreven door: op zaterdag 10 november 2018

    Bij het bouwen van een e-mail template binnen HTML komen er veel dingen kijken, ik leg in deze post een aantal basiselementen uit hoe je om moet gaan met de HTML van een mail template, en hoe wij daar ...

    Bekijk het artikel »
  • Documenteer je code

    Geschreven door: op zaterdag 27 oktober 2018

    Documenteren van je code is uiteraard een best practice. De code op zich mag zo beschrijvend mogelijk zijn, zodat de documentatie impliciet is, maar bijvoorbeeld een uitleg over het waarom van een bep ...

    Bekijk het artikel »
Bel 072 5345 888
Meer dan 40 bedrijven vertrouwen op ons
Allrig is de alles in een leverancier binnen de energie-industrie
Aliancys is een toonaangevend wereldwijd bedrijf actief in de verkoop van kwaliteitsharsen
ERIKS is een toonaangevende en innovatieve leverancier aan de procesindustrie en aan machinebouwers, die zowel de rol van specialist als die van brede MRO-leverancier vervult
Industrieel dienstverlener Heinen & Hopman Engineering uit Bunschoten is dé wereldwijde specialist op het gebied van klimaatbeheersing
Handicare is een internationale organisatie die ouderen helpt om hun dagelijks leven gemakkelijker te maken door het produceren van hoogwaardige trapliften
Onze Middelen en Technologieën
microsoft silver partner
Adobe partner
fd-gazellen-2018.jpg
Google analytics
partners-logo.jpg